Jak rozliczyć dotację NOWEFIO krok po kroku: od umowy do sprawozdania bez wezwania do poprawy

Krok 1. Dzień podpisania umowy: uchwała, ewidencja, koordynator

Zanim wpłynie pierwsza transza, zarząd powinien mieć trzy rzeczy na piśmie:

• Uchwałę o przyjęciu dotacji i realizacji zadania, z upoważnieniem koordynatora do prowadzenia projektu i opisywania dokumentów pod względem merytorycznym. Regulamin jej nie wymaga, ale kontrola i biegły rewident pytają o nią w pierwszej kolejności — bez niej koordynator formalnie nie ma prawa podpisywać opisów.
• Wyodrębnioną ewidencję księgową uzgodnioną z biurem rachunkowym: osobne konta analityczne dla projektu (albo znacznik w programie księgowym), tak by na żądanie dało się wydrukować wszystkie operacje projektu i nic poza nimi. Wyodrębniony rachunek bankowy nie jest wymagany, wyodrębniona dokumentacja — tak.
• Podział ról: kto opisuje merytorycznie (koordynator), kto formalno‑rachunkowo (księgowa), kto zatwierdza do zapłaty (zarząd). Te trzy podpisy wrócą na każdym opisie faktury.

Do tego umowa, oferta i kosztorys w wersji, która została zatwierdzona — zeskanowane, w jednym miejscu, dostępne dla koordynatora i księgowej. W wspieramy‑ngo.pl to sekcja „Dokumenty projektu” na karcie projektu: skan umowy trafia do Teczki organizacji z etykietą „umowa dotacji” i datą „przechowuj do”, a checklista odhacza pozycję „umowa w Teczce” sama.

Krok 2. Kosztorys z oferty przepisany tam, gdzie będziecie go prowadzić

Generator NIW pokazuje budżet, ale nie prowadzi go za Was. Kosztorys trzeba przenieść do narzędzia, w którym do każdej pozycji będą trafiać faktury: arkusza, programu księgowego albo modułu projektów. Zasady, których nie da się potem naprawić „w sprawozdaniu”:

• Pozycje 1:1 z ofertą — ta sama numeracja, te same nazwy, miary, ceny jednostkowe i liczby jednostek. Sprawozdanie (tabela II.1) ma układ „koszty zgodnie z umową / faktycznie poniesione” pozycja po pozycji.
• Jedna pozycja = jedno źródło: dotacja, środki własne finansowe, wkład osobowy, wkład rzeczowy, świadczenia od odbiorców — nigdy dwa w jednym wierszu.
• Kategorie i limity per rok: kategoria II do 25 %, rozwój instytucjonalny do 20 %, liczone od kwoty przyznanej na dany rok.

W module Projekty wpisujecie pozycje w tym układzie, a nad tabelą od razu widać, ile z limitów rozpisano i czy suma pozycji z dotacji równa się kwocie z umowy. Pozycja checklisty „kosztorys rozpisany na kwotę dotacji” zmienia się na „gotowe” dopiero wtedy, gdy brakuje zera złotych.

Krok 3. Logotypy, formuła finansowania i klauzula RODO — przed pierwszym działaniem

Trzy rzeczy, które muszą istnieć, zanim wydrukujecie pierwszą listę obecności:

1. Zestaw znaków: Komitet ds. Pożytku Publicznego, NIW‑CRSO, Program NOWEFIO — w wersji do druku i na ekran. Pobieracie ze strony NIW.
2. Formuła: „Sfinansowano/Współfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021–2030”. Brak znaków lub formuły na materiale = koszt niekwalifikowalny.
3. Klauzula informacyjna RODO dla uczestników — organizacja jest administratorem danych osób zaangażowanych w projekt i musi je poinformować, że dane mogą zostać przekazane NIW‑CRSO. Klauzula idzie na listę obecności, formularz zapisu, kartę wolontariusza.

W projekcie na koncie wspieramy‑ngo.pl logotypy i formułę ustawiacie raz; każda lista obecności z rejestru uczestników dostaje je automatycznie, razem z klauzulą informacyjną w stopce.

Krok 4. Każda faktura: data, przelew, opis, pozycja

To najbardziej pracochłonna część rozliczenia i jedyna, której nie da się nadrobić w grudniu. Cztery warunki dla każdego dowodu księgowego z dotacji:

• Data wystawienia w okresie realizacji i w roku, w którym koszt jest w budżecie. Faktura z 29 marca za kwietniowe warsztaty nie jest kwalifikowalna, nawet jeśli dotyczy projektu.
• Zapłata przelewem (gotówka wyjątkowo), nie później niż 14 dni po zakończeniu realizacji i nie później niż 31 grudnia danego roku. Dla pierwszej transzy edycji 2027 — do 31 grudnia 2027 r.
• Trwały opis zgodny z ustawą o rachunkowości i regulaminem: numer umowy, nazwa zadania, pozycja kosztorysu, kwota z dotacji / ze środków własnych, kategoria, „sprawdzono pod względem merytorycznym” i „formalno‑rachunkowym”, zatwierdzenie do zapłaty, podpisy. Jak go napisać — w poradniku jak opisać fakturę do dotacji.
• Jedna pozycja — faktura przypisana do konkretnego wiersza kosztorysu; jeśli dotyczy dwóch pozycji albo dwóch projektów, dzielicie kwotę i piszecie to w opisie.

Od 2026 r. większość faktur kosztowych organizacji jest w KSeF. W Skarbniku+ wspieramy‑ngo.pl lista faktur z KSeF ma przy każdej przycisk „→ do projektu”: wybieracie pozycję, wpisujecie udział (domyślnie 100 %), kwota z dotacji liczy się sama, a opis dokumentu pobieracie jako PDF do wydruku i podpięcia pod oryginał. Faktury, które nie są jeszcze wydatkiem żadnego projektu, mają własną zakładkę „Bez projektu” — żeby nic nie czekało do końca kwartału.

Krok 5. Zmiany w budżecie: trzy poziomy i rejestr odstępstw

Rzeczywistość różni się od oferty — to normalne. Problemem nie jest zmiana, tylko zmiana bez śladu. NOWEFIO rozróżnia trzy poziomy:

Zasada nadrzędna: każde odstępstwo od oferty opisujecie i uzasadniacie w sprawozdaniu, także to, które nie wymagało zgłoszenia. Dlatego prowadźcie rejestr zmian od pierwszego przesunięcia: data, co się zmieniło, dlaczego, poziom, status zgłoszenia. W module Projekty rejestr zmian pisze się przy każdej edycji pozycji — z poziomem i polem na uzasadnienie — a jego treść przeklejacie do części sprawozdania o odstępstwach.

Krok 6. Dowody działań: listy obecności, rejestr uczestników, zdjęcia

Rezultat ilościowy to zwykle liczba osób — i tę liczbę trzeba udowodnić. Standard, który przechodzi każdą kontrolę:

• Lista obecności z każdego działania z uczestnikami: nagłówek z nazwą zadania i numerem umowy, logotypy i formuła, kolumny imię i nazwisko / podpis, klauzula RODO w stopce. Podpisana, zeskanowana, w dokumentacji projektu.
• Rejestr uczestników — kto, w jakiej roli (uczestnik, wolontariusz, kadra, partner), z którego działania. Z niego liczycie „liczbę osób objętych zadaniem” jako osoby unikalne, nie sumę obecności.
• Dokumentacja fotograficzna — tylko ze zgodami na wizerunek, jeśli twarze są rozpoznawalne; zdjęcie sali i materiałów z logotypami też jest dowodem.
• Materiały z oznaczeniem: plakat, ulotka, zrzut wpisu na stronie — jako dowód promocji.

W wspieramy‑ngo.pl rejestr uczestników projektu generuje listy obecności PDF z Waszymi logotypami i klauzulą, a liczba osób w rejestrze zasila wskaźniki w tabelach sprawozdania.

Krok 7. Rezultaty: wartości osiągnięte i sposób pomiaru

Każdy rezultat z oferty ma wartość docelową i sposób monitorowania. W sprawozdaniu obok każdego wpisujecie wartość osiągniętą i skąd to wiadomo (listy obecności, ankieta przed/po, podpisane porozumienia partnerskie, karty czasu pracy wolontariuszy). Jeśli wartość jest niższa niż planowana — opisujecie przyczynę; jeśli zmieniliście rezultat w trakcie, to była zmiana wymagająca zgłoszenia (krok 5).

Pozycja „rezultaty: wpisane wartości osiągnięte” w checkliście dotacji zmienia się na „gotowe”, gdy każdy rezultat w projekcie ma uzupełnioną wartość — to prosty sposób, żeby nie odkryć w styczniu, że dla dwóch wskaźników nikt niczego nie policzył.

Krok 8. Terminy końcowe: 14 dni, sprawozdanie, zwrot

Po ostatnim działaniu zegar przyspiesza:

• Płatności — do 14 dni po zakończeniu realizacji (i nie później niż 31 grudnia).
• Zwrot niewykorzystanej dotacji — w terminie z umowy (we wzorze umowy dla zadań publicznych: 15 dni od zakończenia), na rachunek wskazany w umowie, z tytułem przelewu według jej wzoru; po terminie odsetki jak od zaległości podatkowych.
• Sprawozdanie końcowe — w terminie z umowy (we wzorze: 30 dni od zakończenia). Brak sprawozdania to wezwanie z 7‑dniowym terminem, a potem uznanie dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem — ze wszystkimi skutkami.
• W projektach wieloletnich sprawozdanie roczne warunkuje wypłatę kolejnej transzy.

Wpiszcie te daty do kalendarza w dniu podpisania umowy. Moduł Projekty liczy je z dat umowy i szablonu programu, a Strażnik przypomina o nich mailem i SMS‑em, zanim miną — nie wtedy, gdy już minęły.

Krok 9. Sprawozdanie i archiwum: co i gdzie zostaje

Sprawozdanie składacie w generatorze NIW. Jego część finansowa ma układ z rozporządzenia: II.1 rozliczenie wydatków pozycja po pozycji (plan / wykonanie), II.2 źródła finansowania z udziałami procentowymi do dwóch miejsc po przecinku, II.3 inne przychody (np. odsetki), II.4 świadczenia od odbiorców. Część merytoryczna: opis rezultatów z liczbami i sposobem pomiaru, opis każdego działania ze skalą realizacji i odstępstwami, informacja o wkładzie osobowym i rzeczowym, oświadczenia (w tym RODO).

Z modułu Projekty pobieracie tabele II.1 i II.2 z policzonymi kwotami i udziałami — do przepisania do generatora; opisy działań piszecie sami, ale rejestr zmian i rejestr uczestników dają do nich liczby i fakty.

Po złożeniu sprawozdania dokumentacja zostaje u Was: umowa, oferta, aneksy, faktury z opisami, listy obecności, rezultaty, korespondencja z NIW, pismo o zatwierdzeniu sprawozdania. Okres przechowywania: 5 lat od początku roku następującego po roku realizacji (dla zadań publicznych według wzoru umowy), a dane osobowe uczestników — 6 lat od końca roku, w którym zakończył się Program. Karta projektu pokazuje datę „przechowuj do” wyliczoną z tych zasad, a pliki przypięte do projektu w Teczce zostają w jednym miejscu do tej daty.

Checklista rozliczenia NOWEFIO (do wydruku)

Po podpisaniu umowy

• uchwała zarządu o przyjęciu dotacji i upoważnieniu koordynatora
• wyodrębniona ewidencja księgowa uzgodniona z biurem
• skan umowy, oferty i kosztorysu w dokumentacji projektu
• kosztorys przepisany do narzędzia, pozycje 1:1 z ofertą, limity per rok
• logotypy, formuła finansowania, klauzula RODO dla uczestników

W trakcie realizacji

• każda faktura: data w okresie, przelew, opis, jedna pozycja
• rejestr zmian w budżecie z poziomem i uzasadnieniem
• zgłoszenia i aneksy wysłane przed wydaniem pieniędzy
• lista obecności z logotypami z każdego działania
• rejestr uczestników z rolami

Rozliczenie

• rezultaty: wartości osiągnięte i sposób pomiaru
• płatności do 14 dni po zakończeniu
• zwrot niewykorzystanej dotacji w terminie z umowy
• sprawozdanie w terminie z umowy; odstępstwa opisane
• pismo o zatwierdzeniu sprawozdania w dokumentacji

Po rozliczeniu

• dokumentacja skompletowana, data „przechowuj do” zapisana

Ta sama lista — z pozycjami, które odhaczają się same z danych projektu — jest na karcie każdego projektu w module Projekty i granty.

Najczęstsze pytania o rozliczenie NOWEFIO

Do kiedy trzeba zapłacić faktury z dotacji NOWEFIO?

Płatność za dokument wystawiony w okresie realizacji może nastąpić do 14 dni po zakończeniu realizacji, ale nie później niż 31 grudnia danego roku (dla pierwszej transzy edycji 2027 — do 31 grudnia 2027 r.).

Czy faktury z kategorii II (obsługa zadania) też trzeba opisywać?

Tak. Ryczałt dotyczy sposobu rozliczenia w sprawozdaniu; pełna dokumentacja księgowa z opisami obowiązuje dla wszystkich dowodów i może być sprawdzona przez NIW na każdym etapie.

Jakie zmiany w budżecie NOWEFIO wymagają aneksu?

Nowa pozycja, zwiększenie kategorii II, obniżenie środków własnych, zamiana wkładu finansowego na niefinansowy, zmiana terminu realizacji i zmiana rachunku bankowego. Zmiany opisu, miary, ceny lub liczby jednostek pozycji wymagają zgłoszenia i akceptacji; przesunięcia wewnątrz kategorii I oraz z II do I — tylko wpisu w rejestrze zmian.

Czy przesunięcie bez zgłoszenia trzeba opisać w sprawozdaniu?

Tak. Każde odstępstwo od oferty — także to, które nie wymagało informowania NIW — trzeba opisać i uzasadnić w sprawozdaniu.

Co grozi za spóźnione sprawozdanie z dotacji?

Wezwanie do złożenia w terminie 7 dni, a po jego bezskutecznym upływie uznanie dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem — z obowiązkiem zwrotu z odsetkami jak od zaległości podatkowych i wykluczeniem z kolejnych konkursów do czasu rozliczenia.

Jak długo przechowywać dokumentację projektu NOWEFIO?

Dokumentację finansową i merytoryczną — co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku realizacji (wzór umowy dla zadań publicznych); dane osobowe osób zaangażowanych — 6 lat od końca roku, w którym zakończył się Program.

Czy lista obecności bez logotypów jest ważna?

Jest dowodem obecności, ale materiał bez znaków i formuły finansowania narusza obowiązek informacyjny z umowy; koszt działania, którego dotyczy, może zostać uznany za niekwalifikowalny. Logotypy i formuła powinny być na każdej liście.

Źródła

• NIW‑CRSO, projekt Regulaminu konkursu NOWEFIO 2027, Priorytety 2–4 (wrzesień 2026 r.) oraz Regulamin i Podręcznik dla Oferentów NOWEFIO edycja 2026 — kwalifikowalność, terminy płatności, zmiany w budżecie, promocja, RODO.
• NIW‑CRSO, FAQ NOWEFIO 2026 — opis dowodów księgowych, koszty wspólne, jedna pozycja = jedno źródło.
• Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2057) — ramowy wzór umowy (terminy sprawozdania, zwrotu, wezwania, przechowywania) i wzór sprawozdania (części I–III).
• Poradniki: NOWEFIO 2027: terminy, kwoty, limity, koszty obsługi zadania 25 %, jak opisać fakturę do dotacji.