Mały grant z art. 19a: do 10 tys. zł bez konkursu — jak złożyć ofertę do gminy i rozliczyć ją w 30 dni

Czym jest mały grant i czym różni się od konkursu

Art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego pozwala samorządowi zlecić organizacji zadanie publiczne z pominięciem otwartego konkursu ofert — na wniosek samej organizacji. Warunki ustawowe:

• kwota dotacji do 10 000 zł na jedno zadanie;
• zadanie realizowane w okresie nie dłuższym niż 90 dni (liczy się okres realizacji z umowy, nie długość jednego wydarzenia);
• organizacja może w ten sposób dostać od jednego organu łącznie nie więcej niż 20 000 zł w roku kalendarzowym;
• samorząd może przeznaczyć na małe granty najwyżej 20 % środków planowanych w roku na dotacje dla organizacji — gdy pula się skończy, oferty są odrzucane niezależnie od jakości.

Zadanie może mieć charakter lokalny lub regionalny i musi mieścić się w sferze pożytku publicznego i w priorytetach z rocznego programu współpracy gminy. Nie ma komisji konkursowej ani punktacji — o zleceniu decyduje organ wykonawczy (wójt, burmistrz, prezydent, zarząd powiatu lub województwa), kierując się celowością. Oznacza to, że gmina może odmówić bez podania szczegółowego uzasadnienia; dlatego przed złożeniem warto zadzwonić do pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych i zapytać, czy w budżecie są jeszcze środki i jakie zadania urząd chce w tym roku wesprzeć.

Procedura krok po kroku: od oferty do umowy

1. Sprawdzacie zasady gminy. Program współpracy (uchwała rady) i ogłoszenie na BIP: czy jest nabór ciągły, czy terminy; czy wymagany jest wkład własny (ustawa go nie wymaga, ale samorząd może); czy urząd ma własny generator albo formularz.
2. Składacie uproszczoną ofertę na wzorze z rozporządzenia (załącznik nr 1): dane organizacji, tytuł i termin zadania, syntetyczny opis, opis potrzeb, grupa docelowa, zakładane rezultaty, szacunkowa kalkulacja kosztów. Papierowo lub elektronicznie — jak wymaga urząd.
3. Urząd ocenia celowość — w ciągu 7 dni roboczych od wpływu powinien ofertę opublikować albo odmówić.
4. Publikacja na 7 dni: w BIP, na stronie urzędu i na tablicy ogłoszeń. Każdy mieszkaniec może zgłosić uwagi; po ich rozpatrzeniu organ niezwłocznie zawiera umowę.
5. Umowa według ramowego wzoru dla zadań publicznych (z modyfikacjami gminy): termin realizacji, kwota, transza, obowiązki informacyjne, termin sprawozdania.

Od złożenia oferty do umowy mija zwykle 3–5 tygodni. Składajcie ofertę co najmniej 6 tygodni przed planowanym pierwszym wydatkiem — koszt poniesiony przed podpisaniem umowy nie jest kwalifikowalny, nawet jeśli oferta została już opublikowana.

Jak wypełnić uproszczoną ofertę, żeby nie wróciła

Uproszczona oferta ma trzy części i każda ma swój typowy błąd.

I. Podstawowe informacje. Nazwa organu, tryb (art. 19a), rodzaj zadania publicznego dokładnie w brzmieniu z art. 4 ustawy (np. „wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej”, nie „sport”), tytuł zadania, termin realizacji — od pierwszego wydatku do ostatniego, maksymalnie 90 dni, nie wcześniej niż data podpisania umowy. Najczęstsza odmowa: termin rozpoczęcia przed możliwą datą umowy.

II. Dane oferenta. Nazwa, forma prawna, numer KRS (albo ewidencji starosty dla stowarzyszeń zwykłych i klubów), adres, osoby do kontaktu. Oferta musi być podpisana zgodnie z reprezentacją ze statutu — jeśli statut wymaga dwóch podpisów, jeden to brak formalny.

III. Zakres rzeczowy zadania.

• Opis zadania — co, dla kogo, gdzie, kiedy; konkretne liczby (liczba warsztatów, godzin, uczestników).
• Opis potrzeb — dlaczego to zadanie, czyja potrzeba, skąd wiecie (jedno zdanie z liczbą: „w gminie jest 340 seniorów bez dostępu do…”).
• Zakładane rezultaty — w tabeli: nazwa rezultatu, planowany poziom osiągnięcia, sposób monitorowania. Rezultat musi być mierzalny: „20 seniorów ukończy 8 godzin warsztatów — lista obecności”, nie „wzrost aktywności”.
• Szacunkowa kalkulacja kosztów — pozycje z wartością, z podziałem na „z dotacji” i „z innych źródeł” (wkład własny finansowy, osobowy, rzeczowy, świadczenia odbiorców). Suma „z dotacji” ≤ 10 000 zł. Pozycje nazywajcie tak, jak będą brzmiały na fakturach — przy rozliczeniu każda faktura musi trafić do konkretnej pozycji.

W module Projekty wspieramy‑ngo.pl szablon „Mały grant 19a” ma kosztorys w tym układzie i terminy liczone z zasad art. 19a (90 dni realizacji, sprawozdanie 30 dni po zakończeniu) — kalkulację do oferty wpisujecie raz, a potem rozliczacie w tej samej tabeli.

Realizacja: co trzeba mieć, zanim przyjdzie kontrola

Mały grant jest rozliczany uproszczonym sprawozdaniem, ale umowa jest pełna — obowiązki są te same co w dużym konkursie, tylko w mniejszej skali:

• Obowiązek informacyjny: logo/herb gminy i informacja „zadanie publiczne … jest współfinansowane/finansowane ze środków Gminy X” na plakatach, listach obecności, w publikacjach i w internecie — dokładna formuła jest w umowie.
• Wyodrębniona ewidencja księgowa — osobne konto analityczne lub znacznik projektu; faktury opisane zgodnie z umową (numer umowy, pozycja kosztorysu, kwota z dotacji, sprawdzenie, zatwierdzenie) — wzór opisu w poradniku jak opisać fakturę do dotacji.
• Wydatki w okresie realizacji, zapłacone najpóźniej 14 dni po jego zakończeniu (jeśli umowa tak stanowi — sprawdźcie, część gmin wymaga zapłaty w terminie realizacji).
• Dowody działań: listy obecności z oznaczeniem, zdjęcia (ze zgodami, jeśli widać twarze), egzemplarz materiałów, zrzut ogłoszenia.
• Przesunięcia między pozycjami — na zasadach z ogłoszenia lub umowy; typowo gmina pozwala zwiększyć pozycję o 10–20 % bez aneksu; większa zmiana lub nowa pozycja wymaga aneksu przed wydaniem pieniędzy.

Uproszczone sprawozdanie: co wpisać i do kiedy

Sprawozdanie składacie w terminie z umowy — standardowo 30 dni od zakończenia realizacji — na uproszczonym wzorze (załącznik nr 2 do rozporządzenia):

1. Opis wykonania zadania — co zrobiono, w jakim terminie, dla kogo (liczba uczestników, wiek, grupa), z jakim skutkiem; wkład osobowy („kto co robił, ile godzin”) i rzeczowy; odstępstwa od oferty i ich przyczyny.
2. Osiągnięte rezultaty — tabela: rezultat, planowany poziom, osiągnięty poziom, narzędzie weryfikacji (lista obecności, ankieta, dokumentacja zdjęciowa).
3. Zestawienie wydatków — pozycja po pozycji: według umowy (ogółem / z dotacji / z innych źródeł) i faktycznie poniesione (tak samo), z sumami.
4. Oświadczenia i podpisy osób uprawnionych.

Kopii faktur nie dołączacie — ale urząd może ich zażądać w trakcie kontroli, do 5 lat po zakończeniu zadania. Niewykorzystaną część dotacji zwracacie w terminie z umowy (we wzorze: 15 dni od zakończenia), a dokumentację przechowujecie 5 lat od początku roku następującego po roku realizacji.

W wspieramy‑ngo.pl zestawienie wydatków w układzie uproszczonego sprawozdania powstaje z faktur przypiętych do pozycji, liczba uczestników — z rejestru i list obecności, a termin 30 dni wylicza się z daty zakończenia z umowy i trafia do Strażnika.

Pięć powodów odmowy, które widać od razu

1. Termin realizacji dłuższy niż 90 dni albo zaczynający się przed możliwą datą podpisania umowy.
2. Kwota dotacji powyżej 10 000 zł lub przekroczenie rocznego limitu 20 000 zł od tego organu (urząd to sprawdza w swoich rejestrach).
3. Zadanie spoza programu współpracy gminy na dany rok albo spoza sfery pożytku publicznego.
4. Brak środków — pula 19a wyczerpana (dlatego najlepsze miesiące na oferty to styczeń–kwiecień).
5. Braki formalne: podpis niezgodny z reprezentacją, zły rodzaj zadania z art. 4, oferta na nieaktualnym wzorze, nieczytelna kalkulacja.

Jeśli gmina odmówi, możecie poprawić ofertę i złożyć ją ponownie — tryb 19a nie ma terminów naboru ani limitu prób.

Najczęstsze pytania o mały grant 19a

Ile wynosi mały grant z art. 19a?

Do 10 000 zł dotacji na jedno zadanie realizowane maksymalnie 90 dni. Jedna organizacja może otrzymać w tym trybie od tego samego organu łącznie nie więcej niż 20 000 zł w roku kalendarzowym.

Czy w małym grancie wymagany jest wkład własny?

Ustawa go nie wymaga. Samorząd może jednak w programie współpracy lub ogłoszeniu oczekiwać wkładu własnego (finansowego, osobowego lub rzeczowego) — sprawdźcie zasady swojej gminy.

Ile czasu ma urząd na rozpatrzenie oferty 19a?

W ciągu 7 dni roboczych od wpływu oferty organ ocenia celowość i — jeśli uzna zadanie za celowe — publikuje ofertę na 7 dni w BIP, na stronie i na tablicy ogłoszeń. Po tym terminie i rozpatrzeniu uwag niezwłocznie zawiera umowę. W praktyce od złożenia do umowy mija 3–5 tygodni.

Czy do sprawozdania z małego grantu dołącza się faktury?

Nie — uproszczone sprawozdanie zawiera zestawienie wydatków bez kopii faktur. Faktury muszą być jednak opisane zgodnie z umową i przechowywane 5 lat; urząd może ich zażądać w kontroli.

Do kiedy składa się sprawozdanie z małego grantu?

W terminie z umowy — standardowo 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Niewykorzystaną dotację zwraca się w terminie z umowy (we wzorze: 15 dni od zakończenia).

Czy stowarzyszenie zwykłe może dostać mały grant?

Tak. Stowarzyszenia zwykłe wpisane do ewidencji starosty są organizacjami pozarządowymi w rozumieniu ustawy i mogą składać oferty w trybie 19a; podpisuje przedstawiciel lub zarząd zgodnie z regulaminem stowarzyszenia.

Czy można złożyć kilka ofert 19a w jednym roku?

Tak, dopóki łączna kwota dotacji od danego organu nie przekroczy 20 000 zł w roku kalendarzowym, a każde zadanie mieści się w 10 000 zł i 90 dniach. Oferty można składać także do różnych organów (gmina, powiat, województwo) — limit liczy się osobno dla każdego.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, art. 19a (tryb uproszczony), art. 4 (sfera zadań publicznych).
• Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz.U. 2018 poz. 2055) oraz rozporządzenie w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów (Dz.U. 2018 poz. 2057).
• Poradniki: jak opisać fakturę do dotacji, jak rozliczyć dotację NOWEFIO krok po kroku.