Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego: jak wypełnić części I–III wzoru z 2018 r. (dotacja z gminy, NOWEFIO, PFRON)

Kogo dotyczy ten wzór i kiedy składa się sprawozdanie

Wzór sprawozdania z rozporządzenia z 2018 r. obowiązuje przy każdym zadaniu publicznym zleconym w trybie ustawy o pożytku: dotacje z gminy, powiatu i województwa, konkursy ministerstw, PFRON, a także programy NIW‑CRSO (NOWEFIO, PROO) — generator NIW ma ten sam układ części I–III. Dla małych grantów z art. 19a jest wersja uproszczona (osobny poradnik: mały grant 19a).

Rodzaje sprawozdań według ramowej umowy:

• końcowe — w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania;
• roczne — przy zadaniach wieloletnich, 30 dni po zakończeniu roku budżetowego; warunkuje kolejną transzę;
• częściowe — na wezwanie zleceniodawcy, w terminie 30 dni od wezwania.

Brak sprawozdania w terminie to wezwanie do złożenia w ciągu 7 dni, a po bezskutecznym upływie — uznanie dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem, czyli zwrot z odsetkami jak od zaległości podatkowych i wykluczenie z konkursów do czasu rozliczenia. Sprawozdanie składa się na formularzu zleceniodawcy (papier, ePUAP/e‑Doręczenia, generator), podpisane zgodnie z reprezentacją.

Część I. Sprawozdanie merytoryczne

I.1. Opis osiągniętych rezultatów wraz z liczbowym określeniem skali działań

Tu wracają rezultaty z części III.6 oferty. Dla każdego: nazwa, planowany poziom, osiągnięty poziom, sposób monitorowania / źródło informacji. Zasady, które urzędnik sprawdza w pierwszej kolejności:

• liczby, nie przymiotniki: „28 osób ukończyło 16 godzin warsztatów (listy obecności nr 1–8)”, a nie „wysoka frekwencja”;
• osoby unikalne, nie suma obecności — jeśli ta sama osoba była na 8 spotkaniach, to jeden uczestnik;
• jeśli osiągnięto mniej niż planowano — przyczyna i wpływ na cel zadania, bez ukrywania; jeśli więcej — też napiszcie (to się liczy na plus w następnym konkursie);
• rezultaty trwałe (co zostaje po zadaniu: przeszkolona kadra, publikacja, sprzęt, partnerstwo) — osobnym akapitem.

I.2. Opis wykonania działań

Działanie po działaniu, w kolejności z harmonogramu oferty: co, kiedy, gdzie, dla ilu osób, kto prowadził, jaki był skutek. Przy każdym działaniu obowiązkowo:

• skala realizacji w stosunku do planu (np. „zaplanowano 8 warsztatów po 2 godziny — zrealizowano 8 po 2 godziny”);
• odstępstwa od oferty i ich uzasadnienie — zmiana terminu, miejsca, liczby godzin, zastępstwo prowadzącego; każde odstępstwo, nawet to, które nie wymagało zgody, musi być opisane;
• wkład osobowy (kto, ile godzin, przy czym — wolontariusze i praca społeczna członków) i wkład rzeczowy (co udostępniono, na jakiej podstawie wyceniono);
• oznaczenie działań zleconych podwykonawcom (np. firmie szkoleniowej), jeśli oferta to przewidywała.

Jeśli prowadziliście rejestr zmian i rejestr uczestników od pierwszego dnia, ta część pisze się z notatek. Jeśli nie — to w niej znikają weekendy.

Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków

II.1. Rozliczenie wydatków — pozycja po pozycji

Tabela w układzie kosztorysu z umowy: dla każdej pozycji koszty zgodnie z umową i faktycznie poniesione, z podziałem na koszty realizacji działań (per działanie) i koszty administracyjne. Zasady:

• numeracja i nazwy pozycji identyczne z zatwierdzonym kosztorysem (po aneksie — z aneksem);
• pozycja z wykonaniem „0,00” zostaje w tabeli z zerem i wyjaśnieniem w I.2, nie znika;
• nowa pozycja może pojawić się tylko po aneksie; przesunięcia w granicach dopuszczonych ogłoszeniem (często 10–20 % pozycji) — bez aneksu, ale z opisem;
• suma „faktycznie poniesione” = suma wszystkich faktur z dotacji i z innych źródeł przypisanych do pozycji — i musi równać się sumie w II.2.

II.2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania

Tabela źródeł: dotacja (plus odsetki bankowe od dotacji i inne przychody, jeśli wydano je na zadanie), inne środki finansowe (własne, świadczenia pieniężne od odbiorców, inne środki publiczne, pozostałe), wkład osobowy, wkład rzeczowy — każde „zgodnie z umową” i „faktycznie”, kwota i udział procentowy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Dwa błędy, które generują większość wezwań:

1. Podstawa procentu. Udział liczy się od całkowitego kosztu zadania faktycznie poniesionego (suma wszystkich źródeł w kolumnie „faktycznie”), nie od kwoty dotacji ani od kosztorysu z umowy. Jeśli zadanie kosztowało mniej, udziały się zmieniają — i to jest w porządku, pod warunkiem że udział dotacji nie wzrósł ponad dopuszczony umową (większość umów ma zapis o maksymalnym procencie dotacji w koszcie całkowitym).
2. Niezgodność z II.1. Suma „faktycznie poniesione” w II.1 musi być równa sumie wszystkich źródeł w II.2 co do grosza. Jeśli nie — ktoś przypisał fakturę do pozycji, a nie do źródła, albo odwrotnie.

II.3. Informacja o innych przychodach

Odsetki od dotacji na rachunku, przychody ze sprzedaży materiałów, darowizny celowe pozyskane w trakcie. Jeśli wydano je na zadanie — wykazujecie w II.2 obok dotacji; jeśli nie — zwracacie razem z niewykorzystaną dotacją (w NOWEFIO odsetki podlegają zwrotowi, o ile umowa nie stanowi inaczej).

II.4. Informacja o świadczeniach pieniężnych od odbiorców

Jeśli pobieraliście wpisowe, bilety, opłaty za materiały: warunki pobierania, wysokość od jednej osoby, łączna kwota. Kwota musi zgadzać się z „świadczeniami pieniężnymi od odbiorców” w II.2 i być wydana na zadanie.

Część III. Dodatkowe informacje i oświadczenia

Krótkie pole na informacje, których nie było gdzie wpisać: zmiana adresu, statusu, reprezentacji w trakcie zadania (umowa wymaga zgłoszenia w 14 dni), kontrola przeprowadzona w trakcie, ważniejsze podziękowania partnerów. Oświadczenia: zgodność ze stanem faktycznym, prawidłowe prowadzenie dokumentacji, uzyskanie od osób, których dane podano w sprawozdaniu, wymaganych oświadczeń RODO. Podpisy osób uprawnionych do reprezentacji, data.

Załączniki, których nie ma we wzorze, a urząd ich chce

Rozporządzenie nie wymaga kopii faktur. W praktyce wiele samorządów dopisuje w ogłoszeniu lub umowie:

• zestawienie faktur (lp., numer dokumentu, numer pozycji kosztorysu, data wystawienia, nazwa kosztu, kwota ogółem, z dotacji, z innych środków, data zapłaty) — wzór z 2016 r. nadal krąży po BIP‑ach;
• kopie faktur z opisami do pozycji finansowanych z dotacji (zwłaszcza przy pierwszej dotacji dla organizacji);
• dowody promocji: zdjęcia materiałów z logo, zrzuty wpisów;
• listy obecności (skany) — zwykle na wezwanie, nie z urzędu.

Jeśli faktury są opisane na bieżąco i przypięte do pozycji, zestawienie powstaje jednym eksportem. Jeśli nie — to drugi weekend.

Po złożeniu: zwrot, zatwierdzenie, archiwum

• Zwrot niewykorzystanej dotacji — 15 dni od zakończenia zadania (lub do 31 stycznia przy zadaniach kończących się w grudniu), na rachunek z umowy; odsetki od części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranej w nadmiernej wysokości — jak od zaległości podatkowych.
• Zatwierdzenie — zleceniodawca ma 30 dni na przyjęcie sprawozdania lub wezwanie do poprawy; pismo o zatwierdzeniu wpinacie do dokumentacji — kończy rozliczenie.
• Przechowywanie — 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym zrealizowano zadanie: umowa, aneksy, oferta, sprawozdanie, faktury z opisami, listy obecności, materiały, korespondencja.

Lista kontrolna przed wysłaniem

• rezultaty: każdy z planem, wykonaniem i źródłem; osoby unikalne
• działania: skala realizacji i każde odstępstwo opisane
• wkład osobowy i rzeczowy opisany (kto, ile, jak wyceniono)
• II.1: pozycje 1:1 z kosztorysem (po aneksie), zera zostawione i wyjaśnione
• II.1 suma „faktycznie” = II.2 suma źródeł (co do grosza)
• II.2: udziały % od kosztu całkowitego faktycznego, 2 miejsca po przecinku; udział dotacji ≤ limit z umowy
• II.3/II.4: odsetki i wpisowe wykazane albo zwrócone
• każda faktura z dotacji opisana i zapłacona w terminie (14 dni po zakończeniu)
• zwrot niewykorzystanej dotacji zaplanowany na 15 dni
• podpisy zgodne z reprezentacją; termin 30 dni w kalendarzu

W module Projekty wspieramy‑ngo.pl tabele II.1 i II.2 liczą się z faktur przypiętych do pozycji kosztorysu (z udziałami procentowymi), rejestr zmian daje materiał do opisu odstępstw, rejestr uczestników — liczby do części I, a terminy sprawozdania i zwrotu pilnuje Strażnik. Opisy działań piszecie sami, ale z liczbami, które już się zgadzają.

Najczęstsze pytania o sprawozdanie z zadania publicznego

Do kiedy składa się sprawozdanie z realizacji zadania publicznego?

Sprawozdanie końcowe — w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania; roczne (zadania wieloletnie) — 30 dni po zakończeniu roku budżetowego; częściowe — 30 dni od wezwania. Konkretny termin jest w umowie.

Czy do sprawozdania trzeba dołączyć faktury?

Wzór z rozporządzenia nie wymaga kopii faktur — wymaga, by były opisane zgodnie z umową i przechowywane 5 lat. Zleceniodawca może jednak w umowie lub ogłoszeniu zażądać zestawienia faktur albo kopii dowodów z dotacji.

Od czego liczy się udział procentowy w tabeli II.2?

Od całkowitego kosztu zadania faktycznie poniesionego (suma wszystkich źródeł w kolumnie „faktycznie”), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Nie od kwoty dotacji i nie od kosztorysu z umowy.

Co zrobić z odsetkami od dotacji na rachunku?

Wykazać w części II.3. Jeśli wydano je na zadanie zgodnie z umową — ująć w II.2 obok dotacji; jeśli nie — zwrócić razem z niewykorzystaną dotacją w terminie z umowy.

Czy odstępstwo od oferty, które nie wymagało zgody, trzeba opisać?

Tak. W części I.2 opisuje się każde odstępstwo od harmonogramu, zakresu lub kosztorysu z uzasadnieniem — także przesunięcia mieszczące się w limicie bez aneksu.

Co grozi za spóźnione sprawozdanie z dotacji?

Wezwanie do złożenia w ciągu 7 dni; po jego bezskutecznym upływie dotację uznaje się za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem — zwrot z odsetkami jak od zaległości podatkowych i brak możliwości ubiegania się o kolejne dotacje do czasu rozliczenia.

Jak wykazać wkład osobowy w sprawozdaniu?

W części I.2 opisowo (kto, co robił, ile godzin) i w części II.2 jako kwotę według wyceny przyjętej w ofercie (stawka godzinowa × godziny z kart pracy wolontariuszy lub oświadczeń), z udziałem procentowym w koszcie całkowitym.

Źródła

• Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. 2018 poz. 2057) — załącznik nr 5 (wzór sprawozdania), załącznik nr 3 (ramowy wzór umowy: terminy, zwrot, przechowywanie).
• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, art. 17–18 (kontrola i sprawozdanie); ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, art. 252 (zwrot dotacji, odsetki).
• Poradniki: jak rozliczyć dotację NOWEFIO krok po kroku, jak opisać fakturę do dotacji, mały grant 19a.