Koszty obsługi zadania NOWEFIO (25 %)

Dwadzieścia pięć procent brzmi hojnie, dopóki nie trzeba ułożyć z tego budżetu, w którym koordynator, księgowa, biuro i programy mają się zmieścić bez przekroczenia limitu w żadnym roku. Ten poradnik porządkuje kategorię II NOWEFIO: co do niej należy, co do kategorii I, co to znaczy „ryczałt” i dlaczego „ryczałt” nie oznacza „bez faktur”. Na końcu — jak liczyć limity od kwoty przyznanej i jak wpisać w budżet narzędzia, które pomogą Wam to wszystko rozliczyć.

Dwie kategorie budżetu NOWEFIO i skąd się bierze 25 %

Budżet oferty NOWEFIO dzieli się na:

Kategorię I — koszty merytoryczne: wszystko, co bezpośrednio służy działaniom z oferty (trenerzy, materiały, sala na warsztaty, transport uczestników, promocja działań). Bez górnego limitu. W jej ramach można zaplanować rozwój instytucjonalny organizacji — ale najwyżej 20 % dotacji w danym roku.
Kategorię II — koszty obsługi zadania: to, co organizacja ponosi, żeby projekt w ogóle dało się prowadzić, niezależnie od tego, ile warsztatów zrobi. Limit: 25 % dotacji w danym roku.

Regulamin mówi o kategorii II: „rozliczana ryczałtem”. To zdanie jest źródłem większości nieporozumień, więc od razu: ryczałt dotyczy sposobu rozliczenia w sprawozdaniu, nie dokumentacji. W sprawozdaniu nie przypisujecie każdej faktury administracyjnej do pozycji, ale pełna dokumentacja księgowa obowiązuje, a NIW może poprosić o nią na każdym etapie — także po zakończeniu projektu, w ramach kontroli.

Co wolno wpisać do kategorii II (lista)

Podręcznik dla Oferentów i FAQ NOWEFIO wymieniają m.in.:

koordynację projektu — wynagrodzenie koordynatora (umowa o pracę, zlecenie, faktura), w części przypadającej na projekt;
obsługę księgową i kadrowo‑płacową — biuro rachunkowe, część etatu księgowej;
obsługę prawną i administracyjną — asystent, sekretariat;
koszty biura: wynajem (w proporcji), media, telefon, internet, materiały biurowe, poczta i kurier;
opłaty bankowe — prowadzenie rachunku, przelewy;
licencje i programy komputerowe — FAQ NOWEFIO 2026 wprost wymienia oprogramowanie biurowe i graficzne oraz programy księgowe jako koszt kategorii II; to samo dotyczy abonamentów narzędzi do prowadzenia organizacji i rozliczania projektu;
podpis kwalifikowany i inne narzędzia do podpisywania dokumentów;
ubezpieczenia związane z obsługą zadania.

Do kategorii I, nie II, należą natomiast: wynagrodzenia trenerów i specjalistów pracujących z uczestnikami, materiały dla uczestników, sale na działania, catering na warsztatach, transport uczestników, promocja działań (plakaty, ogłoszenia, strona wydarzenia) oraz ewaluacja. Koszt koordynatora, który jednocześnie prowadzi warsztaty, dzielicie: część koordynacyjna w II, część trenerska w I — w dwóch pozycjach, z dwoma umowami lub jedną umową z wyraźnym podziałem zakresu.

Rozwój instytucjonalny: 20 % w kategorii I

Rozwój instytucjonalny to wydatki, które zostają w organizacji po projekcie: laptop i drukarka dla biura, szkolenie zespołu z fundraisingu, drobny remont pomieszczenia, zakup oprogramowania na lata, strona internetowa organizacji. Zasady:

limit 20 % dotacji w danym roku, liczony od kwoty przyznanej;
pozycje oznacza się w budżecie jako rozwój instytucjonalny — generator ma do tego osobne pole;
zwiększenie udziału rozwoju instytucjonalnego w trakcie realizacji (przesunięcie środków z innych pozycji kategorii I na te pozycje) nie jest już „swobodnym przesunięciem” — wymaga zgłoszenia do NIW;
wydatki majątkowe (środki trwałe powyżej progu z Waszej polityki rachunkowości) są w NOWEFIO niekwalifikowalne — sprzęt kupujecie jako wyposażenie, nie jako inwestycję, i to musi się zgadzać z polityką rachunkowości organizacji.

Jak liczyć limity: od kwoty przyznanej, osobno na każdy rok

Tu powstaje najwięcej błędów w ofertach i najwięcej korekt w sprawozdaniach. Zasady:

Podstawą jest kwota dotacji przyznana na dany rok, nie suma za cały projekt i nie kwota faktycznie wydana.
Limit sprawdza się w każdym roku osobno. W projekcie dwuletnim z transzami 120 tys. zł i 100 tys. zł kategoria II może wynieść najwyżej 30 tys. zł w pierwszym roku i 25 tys. zł w drugim. Nie da się „pożyczyć” 5 tys. z jednego roku do drugiego.
Jeśli w trakcie realizacji zwracacie część dotacji albo NIW ją obniża, limit kategorii II liczony od przyznanej kwoty formalnie się nie zmienia — ale w sprawozdaniu udział procentowy liczycie od kwoty faktycznie rozliczonej, więc warto trzymać margines.
Zwiększenie kategorii II w trakcie projektu (przesunięcie środków z kategorii I) wymaga aneksu do umowy. Przesunięcie w drugą stronę — z II do I — jest dozwolone bez informowania NIW.

Przykład: dotacja 150 tys. zł na jeden rok. Kategoria II maksymalnie 37 500 zł. Planowo: koordynator 24 000 zł (12 × 2 000 zł), księgowość 6 000 zł (12 × 500 zł), biuro i media 4 800 zł, licencje i programy 1 500 zł, bank i poczta 700 zł — razem 37 000 zł, 24,7 %. Zapas 500 zł. Rozwój instytucjonalny w kategorii I: maksymalnie 30 000 zł — np. laptop 4 500 zł, szkolenie zespołu 6 000 zł, strona www 8 000 zł = 18 500 zł, 12,3 %.

Taki budżet w module Projekty wygląda jak tabela z oferty: każda pozycja ma kategorię (merytoryczna, rozwój instytucjonalny albo obsługa zadania) i jedno źródło, a nad tabelą są liczniki limitów programu — ile z 25 % i z 20 % już rozpisano. Przekroczenie pokazuje się jako ostrzeżenie od razu przy wpisywaniu pozycji, zanim wyślecie cokolwiek do NIW.

Pięć błędów, przez które kategoria II wraca z poprawkami

Łączenie źródeł w jednej pozycji. „Koordynator — 30 000 zł (24 000 z dotacji, 6 000 wkład własny)” to jedna pozycja z dwoma źródłami. Regulamin tego zabrania: potrzebne są dwie pozycje.
Koszt obsługi wpisany w kategorię I, żeby „zmieścić się w 25 %”. Oceniający to widzą; w najlepszym razie przesuną, w najgorszym uznają budżet za nierzetelny.
Faktura wystawiona po okresie realizacji. Abonament roczny opłacony w grudniu za następny rok, faktura za księgowość z datą stycznia za grudzień — dokument musi być wystawiony w okresie realizacji i w roku, w którym koszt jest w budżecie; zapłata do 14 dni po zakończeniu, nie później niż 31 grudnia.
Brak proporcji. Wynajem całego biura wpisany w projekt, który zajmuje jedną czwartą zespołu. Przy kosztach wspólnych trzeba mieć klucz podziału (metraż, etaty, czas) zapisany w polityce rachunkowości albo w notatce do projektu.
„Ryczałt, więc nie opisujemy faktur.” Opisujecie — tak samo jak w kategorii I: numer umowy, nazwa zadania, kategoria, pozycja, kwota z dotacji. Kontrola NIW sprawdza kategorię II tak samo wnikliwie jak merytoryczną, bo tam najczęściej są koszty wspólne.

Jak wpisać w budżet narzędzia do prowadzenia organizacji

Skoro licencje i programy są kosztem obsługi zadania, warto zaplanować w kategorii II to, co realnie ułatwi rozliczenie: program księgowy, podpis kwalifikowany, narzędzie do prowadzenia projektu i dokumentacji. Trzy zasady:

Opis pozycji ma mówić, do czego służy narzędzie w projekcie: „abonament systemu do prowadzenia dokumentacji projektu, ewidencji wydatków z KSeF i list obecności — 12 miesięcy”, nie „oprogramowanie”.
Faktura za abonament musi być na organizację, wystawiona w okresie realizacji, z opisem jak każdy inny dowód księgowy.
Jeśli narzędzie służy całej organizacji, a nie tylko projektowi, wpisujecie proporcję albo wybieracie plan przypisany do projektu.

Abonament wspieramy‑ngo.pl mieści się w tej logice: faktura z naszego sklepu jest na organizację, a pozycję do budżetu możecie skopiować z gotowej oferty do wniosku — z opisem, jednostką miary i ceną w układzie generatora NIW. Pierwszy projekt na koncie jest bezpłatny, więc do czasu wyników niczego nie płacicie.

Najczęstsze pytania o koszty obsługi zadania w NOWEFIO

Ile mogą wynosić koszty administracyjne w NOWEFIO?

Koszty obsługi zadania (kategoria II) — do 25 % dotacji przyznanej na dany rok, rozliczane ryczałtem. Dodatkowo w kategorii I do 20 % rocznej dotacji może stanowić rozwój instytucjonalny organizacji.

Czy przy ryczałcie trzeba zbierać faktury na koszty obsługi?

Tak. Ryczałt dotyczy sposobu rozliczenia w sprawozdaniu; pełna dokumentacja księgowa (faktury, umowy, listy płac, opisy dowodów) jest obowiązkowa i może zostać sprawdzona przez NIW‑CRSO na każdym etapie, również po zakończeniu projektu.

Czy wynagrodzenie koordynatora to koszt obsługi zadania?

Tak — koordynacja projektu należy do kategorii II. Jeśli ta sama osoba prowadzi też działania merytoryczne (np. warsztaty), tę część wpisuje się w kategorii I jako osobną pozycję.

Czy licencje i programy komputerowe można rozliczyć z dotacji NOWEFIO?

Tak, jako koszt obsługi zadania (kategoria II) — FAQ NOWEFIO wymienia oprogramowanie biurowe, graficzne i księgowe. Faktura musi być na organizację, wystawiona w okresie realizacji, a opis pozycji ma wskazywać, do czego narzędzie służy w projekcie.

Czy można przesunąć środki z kategorii I do kategorii II w trakcie projektu?

Zwiększenie kategorii II wymaga zgłoszenia do NIW i aneksu do umowy. Przesunięcie w drugą stronę (z II do I) jest dozwolone bez informowania NIW, o ile nie zwiększa udziału rozwoju instytucjonalnego.

Od jakiej kwoty liczy się limit 25 %?

Od kwoty dotacji przyznanej na dany rok — nie od kwoty wykorzystanej i nie od sumy za cały projekt. W projektach wieloletnich limit sprawdza się osobno w każdym roku.

Czy laptop dla koordynatora to koszt obsługi zadania czy rozwój instytucjonalny?

Sprzęt, który zostaje w organizacji, planuje się jako rozwój instytucjonalny w kategorii I (limit 20 % rocznie), jako wyposażenie — nie jako wydatek majątkowy, bo te są niekwalifikowalne.

Źródła

NIW‑CRSO, projekt Regulaminu konkursu NOWEFIO 2027, Priorytety 2–4 (konsultacje społeczne, wrzesień 2026 r.) — kategorie kosztów, limity 25 % i 20 %, kwalifikowalność.
NIW‑CRSO, Podręcznik dla Oferentów NOWEFIO edycja 2026 — katalog kosztów kategorii I i II.
NIW‑CRSO, FAQ NOWEFIO 2026 (Priorytety 2–4) — pytania o licencje i programy, koszty wspólne, opis dowodów księgowych.
Poradnik: NOWEFIO 2027: terminy, kwoty, limity.

Koszty obsługi zadania w NOWEFIO (25 %) i rozwój instytucjonalny (20 %): co można wpisać, jak liczyć, czego unikać